Megapost: Cómo corregir una novela en Word con el control de cambios (y otros trucos)

A lo mejor estoy anticuada, pero siempre escribo en Word. Aún no me he aventurado a descubrir las bondades de Scrivener, el programa que suelen recomendar los escritores. Y sé que no soy la única que sigue aferrada a Word. Por algo es el procesador de textos más popular del mundo.

Todos sabemos utilizar las funciones básicas de Word: crear un nuevo documento, aplicar formatos, diseñar la página… Quien más y quien menos ha insertado notas al pie, índices, tablas, imágenes… Word está lleno de posibilidades. Sin embargo, me he cruzado con muchos escritores que corrigen en Word y no utilizan el control de cambios. No tienen ni idea del partido que pueden sacarle a lo largo del proceso de escritura y reescritura. En algunos casos, ni siquiera saben que existe. Por eso voy a explicar los pormenores del control de cambios que todo escritor debe conocer para saber cómo corregir una novela en Word. O cualquier otro tipo de texto, claro.

Ventajas de corregir una novela en Word con el control de cambios

¿Cuántas veces has estado haciendo cambios durante horas y al final has pensado que el texto estaba mejor al principio? ¿Te ha desaparecido alguna vez un capítulo y no has podido recuperarlo? ¿A que a menudo te arrepientes de haber borrado una frase, pero dar marcha atrás implica deshacer demasiados cambios que sí quieres conservar? Si corriges tu novela con el control de cambios activado, te evitas todos esos problemas.

Cuando corriges tu novela

Rectificar es de sabios, y con el control de cambios activado, Word te permite hacerlo todas las veces que quieras. Si aprendes a usarlo, llevarás a cabo una corrección minuciosa de tu novela sin correr ningún riesgo. Todas las inserciones, eliminaciones y reordenamientos quedarán registrados. Y podrás deshacerlos de uno en uno o todos a la vez, según lo veas conveniente.

Cuando valoran tu novela los lectores cero

Pero el control de cambios no solo es útil cuando tú corriges tu novela. Si se la pasas a lectores cero, ya sea a una o varias personas, también. En el caso de que vayan a leerla en el ordenador para señalarte errores ortográficos y hacerte comentarios en frases concretas, indícales que mantengan el control de cambios activado. De este modo, verás quién ha hecho qué en el documento. Y aceptarás o rechazarás sus modificaciones según lo consideres oportuno. Incluso podrás contestar a sus comentarios. Cada retoque estará bajo control y la interacción será fluida. Y a varias bandas, si así lo deseas.

Cuando revisa tu novela un corrector profesional

Y ahí no acaban las ventajas. Si un corrector profesional revisa el estilo de tu novela, lo habitual es que lo haga con el control de cambios activado. Lo habitual es hacer las correcciones ortotipográficas en el texto ya maquetado, pero si se realizan en Word, el procedimiento de ambas será el mismo. Por eso, necesitas saber cómo corregir una novela en Word con el control de cambios para revisar sus correcciones.

Cómo corregir una novela en Word con el control de cambios

Yo hago la mayoría de mis correcciones en Word. Cuando mis clientes no saben manejar el control de cambios, les adjunto un documento donde les explico sus funciones principales y qué tienen que hacer. Así que a partir de ahora les pasaré este artículo, en el voy a explicar todo lo que necesitas saber para sacar provecho al control de cambios cuando corrijas tu novela en Word.

Paso 1: Toma precauciones

En primer lugar, guarda una copia del archivo original. Sí, con el control de cambios queda todo registrado, pero quizá en un momento dado quieras volver al texto original sin modificaciones. Así que lo más sencillo es tenerlo guardado aparte.

Paso 2: Revisa la compatibilidad entre formatos

Si abres el documento en un ordenador diferente al habitual, debes asegurarte de que utiliza la misma versión de Word (Word 2011, Word 2012, Word 2016…). Si son versiones diferentes, guarda siempre el documento en un formato compatible con la más antigua. Esto es muy importante, y te lo digo por experiencia.

En mi primera revisión como correctora profesional no tuve en cuenta las compatibilidades. Y cada vez que abría el texto ¡todo estaba desconfigurado! Pero no solo los cambios que yo había introducido durante la  jornada de trabajo del día anterior, también se desordenaban las frases originales del escritor. ¡Hasta había momentos en los que el texto desaparecía ante mis ojos! Imagínate que hubiera hecho yo si no hubiese tenido guardado el texto original (paso 1). Pregunté a varios correctores y nadie sabía decirme qué sucedía. Así que cada mañana tenía que volver a hacer el trabajo del día anterior, intentar avanzar y rezar para que no volviera a pasar. Pero pasaba. Era el día de la marmota. Menuda pesadilla.

Tardé unos tres días en desentrañar el misterio. En cuanto guardé el texto en una versión anterior, todo se normalizó. Afortunadamente, la editorial y el escritor quedaron contentos con mi trabajo. Lo entregué a tiempo y no tuve que confesarles mi odisea.

Así que sí: ten en cuenta la compatibilidad de versiones, por favor. Y advierte sobre ello a tus lectores cero, correctores o cualquier persona que vaya a darle un repaso a tu novela.

Paso 3: Olvídate del autocorrector de Word

Algunas personas piensan que sus textos están limpios de erratas y errores porque el autocorrector de Word no les señala nada con sus rayitas rojas. Craso error. Un simple cambio en el orden de las letras convierte una palabra en otra distinta y el autocorrector no será capaz de detectarlo. Imagínate que el picapleitos de tu novela se convierte en un picapelitos, ¿a que no es lo mismo?   Sí, ya sé que picapelitos la pondría en rojo, pero he puesto ese ejemplo porque es una palabra que me hace mucha gracia. En cambio, puede señalar como errores palabras correctas, pero que no estén registradas en su diccionario. Por eso, cuando corrijas tu novela, olvídate del autocorrector; deshabilítalo incluso, si así te es más fácil ignorarlo. Has de ser tú el detector de errores y erratas, y para eso es necesario que hagas una lectura del texto lenta y reflexiva.

Paso 4: Activa el control de cambios de Word

Antes de ponerte a corregir, has de activar el control de cambios. Pero ¿cómo se activa el control de cambios de Word? Solo tienes que clicar la pestaña Revisar y, seguidamente, la opción Control de cambios.

Cuando clicas en Control de cambios, se abre un desplegable. Elige Cambiar opciones de seguimiento.

Se abrirá una ventana en la que podrás personalizar cómo aparecerá cada cambio que introduzcas. Elige los colores y recursos que te resulten más cómodos para trabajar. Por ejemplo, yo resalto las inserciones en verde y las eliminaciones en rojo y tachadas.

En la pestaña Panel de revisiones puedes elegir cómo ves los cambios: el línea (solo resaltados sobre el texto), que aparezcan en vertical (en el lado) o en horizontal (abajo). También puedes verlos en globos. Para ello, clica en Mostrar marcas y elige Globos>Mostrar revisiones en globos.

Elige la opción que te resulte más práctica según tu forma de trabajar. Por ejemplo, yo prefiero visualizarlos en línea o en vertical. Y sobre todo, por más días que dure la corrección y por más manos que pase tu novela, asegúrate de que el control de cambios pemanezca activo.

Cómo revisar los cambios

A medida que avanzas en la corrección, puedes elegir cómo ver el documento: con todas las revisiones hechas, el resultado final (sin marcas) o cómo era el documento original, antes de ser corregido.

Estas opciones son muy útiles cuando recibes el texto corregido por un corrector profesional. Al principio, ver el texto lleno de marcas puede abrumar y no sabrás por dónde empezar a revisar los cambios. Por eso te recomiendo leer el resultado final, una vista previa de cómo lo ha dejado el corrector. Así es más fácil comprobar si el texto conserva tu esencia, tu estilo, a pesar de las modificaciones. Una vez visto así, puedes pasar a la vista con marcas y armarte de paciencia para revisarlas una a una, aceptándolas o rechazándolas según el caso.

También está la opción de ir rechazando los cambios en los que no estás de acuerdo y dejarle al corrector un comentario en esos puntos, explicándole el motivo. Así, cuando finalices la revisión, puedes aceptar el resto de cambios con un solo clic. Quedará limpio de marcas en un segundo, pero se mantendrán los comentarios en los que informas al corrector de tus discrepancias.

Es muy importante que el corrector también haga un seguimiento de lo que te parece bien y lo que te parece mal. Solo de esa manera ambos podréis exponer vuestros puntos de vista y valorar qué decisión es la más adecuada en cada caso. Ni el corrector tendrá siempre la razón ni tú tampoco, por eso es crucial que ambas partes respetéis vuestros respectivos trabajos dejando constancia de las intervenciones que vayáis haciendo en el texto en las sucesivas revisiones.

Para que el proceso de corrección sea satisfactorio, debéis confiar el uno en el otro y comunicaros. Si rechazas cambios sin decirle nada y ese mismo corrector revisa después la ortotipografía, seguramente detecte aquellos puntos que siguen como al principio o en los que has introducido una nueva versión. Incluso si se encarga otro corrector de esta segunda revisión, puede que detecte que algo no cuadra en esa parte y te lo señale. Los cambios que realizan los correctores profesionales siempre tienen un razonamiento detrás, así que dialoga  tus discrepancias con él. Todo sea por el bien de la novela.

Otras funciones de Word que te ayudan a corregir tu novela

Diccionario

Como te he comentado antes, no te debes fiar del autocorrector, pero a veces resulta útil. El procesador de textos Word no tiene programadas todas las palabras existentes y resalta como errores aquellas que no reconoce. Para evitarlo, agrega a su diccionario las palabras que vayas a emplear con frecuencia, como neologismos, topónimos, marcas comerciales o nombres de tu propia invención. De este modo solo te las resaltará cuando cometas un error en su escritura.

Pero ten cuidado con qué palabras añades al diccionario. No es recomendable incluir aquellas que se escriban de forma similar a otras. Por ejemplo, si añades el término sin tilde, ya no se supervisará los casos en los que sí debería llevarla. En esos casos es más recomendable utilizar la opción Omitir, que aparece cuando el autocorrector te resalta una palabra y clicas en el botón derecho del ratón.

Mapa de caracteres

Durante la escritura, a veces necesitamos introducir símbolos. Por ejemplo, el guion largo (—) en los diálogos, para sustituir el corto que pone Word por defecto. O las comillas. Lo correcto en castellano es usar las comillas latinas («») en vez de las inglesas (“”). Sin embargo, las inglesas se introducen desde el teclado, mientras que para poner las latinas el procedimiento es más largo.

Una forma es clicar en la pestaña Insertar y, después, en la opción Símbolo.

O recurrir a los atajos de teclado, es decir, a la combinación de teclas que tienen asignado por defecto un símbolo. Para saber cuáles son, tienes que abrir la opción Caracteres especiales, dentro de la opción Símbolo. Si el comando del símbolo que necesitas no aparece, tienes la posibilidad de elegirlo tú. Para ello, pincha en Teclas. Se abrirá un cuadro desde donde podrás personalizar el comando. Ten en cuenta que la combinación de teclas que definas no debe ser una habitual en tu escritura, pues acabarás incluyendo símbolos donde no proceden.

Buscar y reemplazar

En las palabras de escritura compleja es útil la opción Buscar y Reemplazar. Por ejemplo, si en tu novela aparece el volcán Eyjafjallajökull, puedes vincularle la secuencia «Eyj». Cuando corrijas, escribes esa secuencia en la barra de Buscar y el nombre completo en la barra de Reemplazar con. Con darle a aceptar, se sustituirá uno por otro todas las veces que aparezca escrito en la novela.

Recuerda no asociar una secuencia que letras que vayas a escribir en otras palabras. Si no, se aplicarán cambios involuntarios.

Otra gran utilidad de Buscar y reemplazar es detectar los dobles espacios que hay en un texto. Después de tantas inserciones y eliminaciones durante la escritura y la corrección de estilo, es normal que esté plagado de dobles espacios. Y triples, cuádruples… Pero no siempre los percibimos mientras leemos. Con la función de Buscar y reemplazar se soluciona en unos segundos. Solo tienes que colocar el cursor en Buscar y pulsar la barra espaciadora dos veces. A continuación, pones el puntero en Reemplazar con y pulsas la barra una vez. Word entenderá que allá donde haya dos espacios seguidos debe dejar solo uno.

Por último, esta función también sirve para localizar las repeticiones. Ya te conté que las repeticiones y rimas internas son los errores más frecuentes de los escritores noveles (y de todos los escritores en general) y que durante la corrección de estilo debemos detectarlas. Pero como no siempre es fácil, la opción de Buscar nos echa una mano. Clica en ella y escribe aquella palabra (o palabras) que sabes que repites a menudo. Word te indicará cuántas veces la has empleado y te la resaltará en el texto. Así comprobarás si la has repetido en pocas líneas y decidirás si la sustituyes por sinónimos o la eliminas.

Espero que en tus próximas correcciones le saques provecho al control de cambios y al resto de opciones de Word. Seguro que te ahorrarán muchos disgustos y horas de trabajo.

¿Qué otras funciones de Word utilizas tú para corregir tu novela?

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